マンションの理事長になりました。　by おうスタイリスト®だぃこ

こんにちは
札幌のＦＰを中心とした専門家ユニット　なないろ福円隊 今週の小人ブログは

暮らし・お片づけ担当　おうちスタイリスト®だぃこ　コト　米村大子がお送りいたします。

 

先月の出来事ですが・・・

人生のなかでも、かなーり大きな出来事が起こりました。

 

それが・・・・・マンションの役員当選。

 

我が家の住んでいるマンションの役員は当番制で10年に一度、当番制で回ってきます。

 

長年、子どももいてお仕事もお休みもなかったので、理事会にも参加すらできず・・・

しかし、マンションに住んでいる方の高齢化も進んできたのも感じてたし、今まで皆さんにお世話になってきたので、この辺りで勉強のつもりで意を決して初参加してみることに。

→これだけでも、わたし的には清水の舞台から飛び降りる感じのイメージ（笑）

 

初めて参加した、29年度の総会

会計・環境衛生・青少年健全育成・交通安全除雪・防火防災・修繕・監事（前年度理事長）

理事長・副理事長とお仕事がある中で、なんと人生で最大のくじ引きで引き当てまして。

 

わたしが手にした紙には

理事長!!と書いてありました・・・・。

→見たとき、気絶するかと思いましたもの

 

私が驚き・慄いたのは当然ですが

多分・・・マンションの方も管理会社の方も、かなり驚いていたに違いない。

理事会・初参加で理事長ですから。

 

あまりにも、責任の重さに適任の方と・・・とお願いしましたが

最終的には、私が仰せつかることになりました。

 

前職の理事長さんや同じ役員の方々も、色々と声をかけてくださり

管理会社担当者の方の、厚いフォローをいただき

日々勉強中です。

 

そんな理事長見習い生活も、スタートとともに日々届く書類の確認・決済書類への署名捺印の数々。

 

ほとんど、毎日???といって良いくらいポストに書類がきます。

 

正直ここまで、多いとは思っていなくて

家庭の書類に仕事の書類だけでも、書類整理の時間を作るのに苦労している日々に

マンションの書類という公の書類を預かることの重圧たるや。

 

胃が痛い。

 

しかし・・・

考えてみると、今まで誰かがやってくれていた業務なんですよね。

 

皆さん、それぞれにお仕事がありながら

時間を作って、同じマンションに住む仲間として協力してくださっていたこと。

 

当事者になってみて、やっとわかる事なので、今まで安心して住める環境を作り継承してくださっていたことに感謝しつつ

同じ住人の一人として、精一杯　務めさせていただこうと、気持ちを変えて行こうと決心しました。

 

そして私が、まず実行したこと
それは、理事会書類の流れをスムーズにする仕組みづくりです。

 

プライペートと混同しないように

独立したファイルボックスを2個準備。

 

①29年度の情報として保管用ボックス

②毎月の通例での終了報告等の保管書類ボックス

③決済や承認が必要な流動的な書類ボックス

 

承認済み案件の議事録は①へ

毎週のマンションのメンテの書類・駐車場や駐輪場の管理書類等　ファイリングが必要な書類は②に分類し、毎月月末には、所定のファイルへ移動保管

29年度としての流動案件や決済待ちの書類・理事長の署名捺印が必要な書類は③へとざっくりですが分類してみました。

 

仕組みを作って一ヶ月

 

理事長欄への署名捺印は、まだ慣れませんが（笑）

自宅のポスト投函の翌日には管理会社へのポストへ投函しメールへ報告できています。

 

自分の中でも、少しずつ流れがわかってきた所です。

 

そして、更なる問題として

理事長就任とともに引き継いだ書類・・・

なんと・・・引越しの時の段ボール3個もありました。

 

現在は、自宅に置いてしますが

さすがに収納場所がなく

管理会社の方と相談しまして、書庫保管に変更していただくことになりました。

 

内容を確認してみると、とっくに保管期限を過ぎてい書類も大切に保管されていて

これが、書類を膨大にしてい原因かなと。

 

家庭の書類も、用途によって保管方法を変えていなければ書類は無限に増え続けます。

公の書類も同じです。

公の書類については、保管期限が決まっているものが殆ど

保管期限と今後のスケジュールに合わせて、理事会で相談しながらの作業が必要ですね。

 

来年の理事会の方が作業しやすいように、書類整理もお手伝いできら・・と考え中です。

 

今回のマンションの理事会参加により

自宅の書類整理も進化してきました。

 

秋に予定している自宅のリフォーム第二弾の際には、仕事部屋のレイアウトも少し変更して、書籍・資料・書類の別や仕事とプライペートも分別する案も考え中です。

 

初公開のお仕事スペース♡

 

現在進行形の書類と資料だけが左下

確定申告用の領収書の保管ファイルも常設しています。

 

今回のマンションの③ボックスだけ

こちらへ常設されて、それ以外は上記写真の棚へ移動しています。

 

暮らしの動きを見える化する仕組みを作ると、書類を探すステレスも少なくなり

時間に余裕ができ、やらなければならない事に時間を優先することができるようになります。

 

いつも、整理・収納でお話ししている部分を書類で再現してみましたが

やはり良い!!!

とっても良いです!!!

 

そして絶妙なタイミングで、おうちスタイル・ラボて書類整理の講座を企画していまして

整理収納仲間の井下さん考案の、家庭でも簡単に書類整理ができるファイリングを教えていただきました。